1. Einsatz Künstlicher Intelligenz
Wir setzen in unserem Unternehmen Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI) zur Unterstützung verschiedener betrieblicher Arbeitsprozesse ein.
KI-Systeme werden insbesondere zur Erstellung und Überarbeitung von Texten, Bildern und Grafiken, zur Analyse und Strukturierung von Informationen, zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, zur Unterstützung bei der Kundenkommunikation sowie für interne Arbeits- und Entwicklungsprozesse eingesetzt.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz erfolgt grundsätzlich unterstützend. KI-generierte Ergebnisse werden vor ihrer Verwendung oder Veröffentlichung in angemessenem Umfang auf ihre inhaltliche Richtigkeit, Plausibilität und Eignung für den jeweiligen Verwendungszweck geprüft.
2. Transparenz bei KI-gestützter Kommunikation
Soweit KI-Systeme unmittelbar mit natürlichen Personen interagieren, informieren wir darüber, dass die Kommunikation mit einem KI-System erfolgt, sofern dies nicht bereits aufgrund der Umstände offensichtlich ist.
Auf unserer Website setzen wir insbesondere einen KI-gestützten Chatbot ein. Zu Beginn der Kommunikation wird darauf hingewiesen, dass die Interaktion mit einem KI-System erfolgt. Für den Chatbot verwenden wir folgenden Hinweis:
Hinweis zum KI-gestützten Chat
Bitte beachten Sie, dass Sie im Rahmen dieses Chats mit einem KI-gestützten Assistenten kommunizieren.
Der Chatbot unterstützt bei der Beantwortung allgemeiner Fragen sowie der Bereitstellung von Informationen. Trotz sorgfältiger Konfiguration können Antworten unvollständig oder fehlerhaft sein und ersetzen keine individuelle Beratung.
Sollten Sie eine verbindliche Auskunft oder persönliche Unterstützung wünschen, wenden Sie sich bitte direkt an unsere Mitarbeiter.
3. KI-generierte Inhalte
Wir können Künstliche Intelligenz zur Erstellung oder Bearbeitung von Texten, Bildern, Grafiken und sonstigen Inhalten einsetzen.
KI-generierte oder KI-manipulierte Inhalte werden gekennzeichnet, soweit hierfür eine gesetzliche oder vertragliche Kennzeichnungspflicht besteht.
Bei der Veröffentlichung von KI-generierten Bildern, Audio- oder Videoinhalten wird insbesondere geprüft, ob es sich um Inhalte handelt, die realen Personen, Gegenständen, Orten, Einrichtungen oder Ereignissen täuschend ähnlich sind und deshalb als künstlich erzeugt oder manipuliert kenntlich gemacht werden müssen.
Für KI-generierte oder KI-manipulierte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, gelten die besonderen Transparenzanforderungen des Art. 50 AI Act. Eine Kennzeichnungspflicht besteht insoweit nicht, wenn die Inhalte einem Verfahren der menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurden und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt.
4. KI-generierte Demo-Anzeigen und Werbemittel
Wir können Künstliche Intelligenz auch zur Erstellung beispielhafter Anzeigen, Banner, Grafiken oder sonstiger Demonstrations- und Werbemittel einsetzen.
Vor ihrer Veröffentlichung werden solche Inhalte insbesondere darauf geprüft, ob Rechte Dritter verletzt werden oder bei Betrachtern ein unzutreffender Eindruck über reale Personen, Produkte, Referenzen, Kampagnen oder tatsächlich erzielte Ergebnisse entstehen kann.
Soweit erforderlich, wird durch eine geeignete Kennzeichnung darauf hingewiesen, dass es sich um einen KI-generierten oder beispielhaften Inhalt handelt.
5. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Einsatz von KI
Soweit im Zusammenhang mit dem Einsatz von KI-Systemen personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften und nur in dem Umfang, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Von Kunden zur Leistungserbringung bereitgestellte Inhalte und Unterlagen werden nur dann unter Einsatz von KI-Systemen verarbeitet, wenn der Kunde den Einsatz von KI hierfür zuvor ausdrücklich freigegeben hat. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen und Umfang dieser Freigabe.
Abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Kontakt- und Stammdaten,
- Kunden- und Interessentendaten,
- Geschäftspartner- und Lieferantendaten,
- Inhalte der Kommunikation,
- Inhalte aus Dokumenten und sonstigen zur Bearbeitung überlassenen Unterlagen,
- Sprachdaten und Besprechungsinhalte sowie
- technische Nutzungs- und Verbindungsdaten.
Soweit möglich, werden nicht erforderliche personenbezogene Angaben vor der Verarbeitung entfernt, anonymisiert oder pseudonymisiert.
6. KI-gestützter Website-Chatbot – Botpress
Auf unserer Website setzen wir den KI-gestützten Chatbot Botpress zur Beantwortung von Nutzerfragen und zur Unterstützung bei der Kontaktaufnahme und Leadgenerierung ein. Bei der Nutzung des Chatbots können personenbezogene Daten von Websitebesuchern verarbeitet werden.
Bei Nutzung des Chatbots können insbesondere die von Ihnen eingegebenen Inhalte, Kontaktdaten, der Chatverlauf sowie technische Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Bereitstellung einer effizienten und benutzerfreundlichen Kommunikationsmöglichkeit.
Soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation mit Websitebesuchern gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Im Rahmen der Nutzung von Botpress kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten in den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) erfolgen. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, beachten wir die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
7. Microsoft 365 Copilot und KI-Funktionen in Microsoft Teams
Wir nutzen KI-gestützte Funktionen von Microsoft 365 und Microsoft Teams zur Unterstützung interner Arbeitsabläufe und Kommunikation.
Hierzu gehören insbesondere die Nutzung KI-gestützter Funktionen in Outlook sowie die Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen in Microsoft Teams. Dabei können personenbezogene Daten, insbesondere Kommunikationsinhalte und Sprachdaten von Besprechungsteilnehmenden, verarbeitet werden.
Werden Besprechungen transkribiert, werden die Teilnehmenden vor Beginn der Transkription hierüber informiert.
Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Verwendungszweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation und Dokumentation der Kommunikation besteht. Soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
8. Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlungen
Soweit Anbieter eingesetzter KI-Systeme personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, stellen wir sicher, dass die hierfür erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden.
Bei einzelnen eingesetzten KI-Diensten kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.
Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Die Übermittlung kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder – soweit ein solcher nicht besteht – auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, erfolgen.
9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Soweit technisch und organisatorisch möglich, werden nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.
10. Ihre Rechte und weitere Datenschutzinformationen
Ihnen stehen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die gesetzlichen Betroffenenrechte nach der DSGVO zu.
Ausführliche Informationen zu Ihren Rechten, zum Verantwortlichen, zu Kontaktmöglichkeiten sowie zur zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Stand: 05.10.2026